経理に就職した話の第2弾。
今回は、未経験で経理に就職して「最初にしたこと」について書いてみます。
未経験で就職すると、何から始めたらいいか、どのように考えて仕事をしたらいいか分からない方も多いのではないでしょうか。
上司から言われたことだけをこなすだけも精一杯な場合もあるかもしれませんが、少しずつ自分のやり方を作っていきましょう。
最初のうちは、何を聞いても大丈夫な（はず）なので、最初のうちに分からないことを確認しておくことがおススメです。
経理に就職して最初にしたこと
経理に就職して、最初にしたことは、「債務管理」と「支払処理」でした。
債務と聞くと、借金のように聞こえるかもしれませんが、ここでは借金ではなく、企業間の取引きで、いずれ支払いをしなくてはいけないものと捉えておきましょう。
よくあるのが、経費や仕入れ代金。
4月に買ったものを、その場で支払いはせずに、5月にまとめて支払いをする「掛け仕入れ」とも言います。
私が、最初にしたのは、1カ月間で仕入れたもの、購入したものをまとめて、翌月に支払いをする処理。
勘定科目では、「仕入／買掛金 ●●円」、「費用／未払金 ●●円」と仕訳をして、取引先ごとにまとめておき、それを翌月20日に支払いをしていました。
①数字の集計はExcelで
ここで意識したことは、取引先ごとの金額の集計。
請求書といっても、取引先によっては1カ月で50～100枚くらいの請求書が来ており、1枚ずつ電卓で計算すると、金額がなかなか合いませんでした。（電卓が苦手なのは今でも同じですが）
そこで、Excelでやればどこが間違っているか分かると思い、Excelで集計する方法に切り替えています。
こうすることで、請求書を上から順番に入力したときに、どこの数字に間違っているか、抜けているかも分かるようになりました。
②計算過程を残す
経理は計算の根拠を残しておく必要があり、計算をしたときはもちろんですが、あとから数字の根拠を説明する場面もあります。
上司や外部（株主、取引先、税務署など）に説明するときに、思い出すのに時間がかかると時間のロスが生まれてしまうので、数字の根拠を素早く伝えられるように、計算過程を記録しておきましょう。
過去に考えたことは、忘れてしまうもの。
だからこそ、記録に残す習慣がおススメで、これは仕事だけではなく、日々の行動にもおススメです。
③システムの仕組みを理解
今は、紙だけではなく、システムで債務管理をやっている会社も多いのではないでしょうか。
私が最初に就職した会社でも、請求書は紙であるものの、最終的にはシステムで債務管理をしていました。
経理は、数字の計算も必要ですが、システムの理解も深めておく必要があります。
表示される数字は、どこから入力されて、経理に届いているのか。その数字が経理処理でどのように動くのか、システムの理解をしておかないと、思ったように動いてくれない場合もあります。
経理の仕事をしていくなら、数字はもちろん、使うシステムの理解も深めておきましょう。
④マニュアル作成
数字やシステムなど、仕事上で必要なことは、マニュアル化がおススメです。最初は、自分だけが分かるもので構いません。
仕事の処理の方法やシステム仕組みを書き出しておくことで、同じことを2回聞かなくて済みますし、全体像を捉えていくのにも役に立ってきます。
最初は部分的なものしかできないかもしれませんが、いったん書き出しておくことで、理解が深まり、全体的な流れをまとめるときにも役に立つのでおススメしています。
まとめ
経理の仕事は、毎月同じようなことが発生するため、ここの効率化は欠かせません。
最初から効率化はできないかもしれませんが、集計方法や思い出さない工夫、仕組の理解をして、自分なりのマニュアル化をするだけでも、かなり効率化になります。
まずは、与えられた仕事がひとりで素早く、繰り返しできるように工夫してみましょう。
経理に就職して、何から始めたらいいか分からない方の参考になれば。
【編集後記】
昨日は、子会社へ給与計算の引継ぎ2日目。操作方法はマニュアルを見てもらい、実際に給与計算を実施。給与計算の過程で生じる給与ソフトの動きや仕組を説明するのは時間がかかりました。
1日話して、後半は口の筋肉が疲労しているのを実感。
【新体験】
白いダブルサンド：ブルーベリー
どでか白大福：こしあん
【独立まで64日】
