※システムの導入
新しいソフトを導入するときは、ミスが発生しやすいのでチェックは欠かせません。
2019年から取り組んできた給与ソフトの立ち上げのときは、給与計算の引継ぎがない状況だったことと、給与計算の方法を確立して後輩に引き継ぐ必要があったため、チェックリストを作りながら取り組んでいました。
今回は、給与ソフトの立上げで起きたミスと、そのチェック方法について書きてみます。新しいソフトの導入を検討している方の参考になれば。
新しいソフトを導入ではミスが出やすい
新しいソフトを導入ではミスが出やすくなります。
その中でも、特にミスが起きやすいのは、次のようなことではないでしょうか。
①仕組みの問題
②人的な問題
③変化の問題
①仕組みの問題
仕組みの問題は、変化が起きると出やすくなります。これまでのやり方が変わることで、全体的な把握が追いつかず、ミスが発生しやすくなってきます。（ただ、これを恐れて変化しないのも問題ですが。。）
給与ソフトの導入のときには、
・ソフトの初期設定が会社に合っていない
・給与計算の仕組みと設定が異なっている
・給与計算の流れがソフトに合っていない
など、ソフトの設定や給与計算の仕組みでミスが起きることがあります。
この部分は、給与計算の仕組みと給与規定を確認しながら設定することと合わせて、過去の給与計算のパターンを試していくのがおススメの方法。
私の場合は、過去1年分の給与計算を実際にテストして、年末調整までの設定が正しくできているか確認しました。
実際に稼働する前に、1年間の給与計算を回しておくことがミスを減らす最もいい方法になります。（手間は掛かりますが）
②人的な問題
初めての給与ソフトだと、人的な問題も出てきます。
給与計算の経験がある方でも、ソフトが変わると操作を覚えなければいけません。
操作になれないうちは、操作ミスが発生しやすくなりますので、チェックの方法としては従来の方法と並行して計算していくのもひとつ。
手間はかかりますが、実際に従来の方法と並行して計算することで設定の確認と合わせて、給与計算の仕組みや操作マニュアルを独自のカタチで作ることができるのでおススメです。
③変化の問題
仕事の変化が起きると、従来の方法では仕事が回りにくい場合もあります。
特にシステムを導入すると、システムに合わせた処理方法や業務の流れにしていくことが必要となってきます。
ここを変えずに、システムだけ導入すると、効果が半減したり、システムを使うための手作業が増えることにもなりかねないので注意しましょう。
まとめ
新しいソフトを導入をするときは、ミスが発生しやすくなるので、それをカバーする方法も含めて考えておくとが必要です。
特に、期間がタイトだとじっくり時間をかけて構築というわけにもいきませんので、事前準備が欠かせません。
実際は、運用と合わせてチェックしていけるように、従来の方法と並行して運用できる期間を長く作るのが理想ではないでしょうか。
新しいソフトを導入するときは、
①仕組みの問題
②人的な問題
③変化の問題
を考慮しながら進めていきましょう。
【編集後記】
昨日はBlogのみ。焼き肉が食べたくなり自宅焼き肉をした結果、肉が余ってしまい2日連続で焼き肉に。。胃が重たくなりました。
【新体験】
2日連続で自宅焼き肉
【独立まで44日】
