毎月の会計ソフトの仕訳登録では、CSVを使ったインポートを利用しています。
会計ソフトの多くは、CSVのインポート処理ができるようになっており、手入力で仕訳を登録するより早いこともあります。
経理の効率化のひとつに、会計ソフトを変えることも選択肢としてあるかもしれませんが、費用がかかかること、または、事情により変えることができない場合もあるのではないでしょうか。
これから、CSVのインポート処理をしていきたいともう方の参考になれば。
１．CSVインポートのメリット
会計ソフトへのCSVインポート作業は、
・画面の切り替えが不要
・読み込みが早い
というメリットがあります。
特に、画面の切り替えが不要な点、読み込みの速さは大きなメリット。
会計ソフトによっては、ひとつの画面で見れる仕訳数が限られていることも多く、画面を切り替えないと次の画面を見れないこともあります。
更に、仕訳登録の読み込みに時間がかかることも。
CSVのインポート作業であれば、インポートするときだけ少し時間がかかりますが、仕訳のたびに止まること考えればメリットは大きいと感じています。
CSVインポートと聞くとハードルが高く感じる方もいるかもしれませんが、設定がいちどできれば仕訳登録の時間が早くなり、他の方と共有することで、経理部の全体の効率化にもつながりますので、ぜひ試してみましょう。
２．CSVインポートのデメリット
CSVのインポートはメリットが大きいものの、デメリットもあります。
いちばんは、インポート形式を作ること。
最近の会計ソフトの中には、簡単にインポートができるものもありますが、基幹システムを利用していると簡単ではありません。
インポート形式は、横に複数の項目を設定していく必要があり、日付や科目、金額、摘要だけではなく、
・始まりの行を示す
・最後の行を示す
・共通の記号
など複数の項目を登録しなくてはいけません。
これまで、いくつかのインポート形式を作ってきましたが、いちばん多かったのは65項目。
これをひとつずつ設定していくには、時間がかかります。
ただ、この設定はいちどしてしまえば、それ以降は継続的に入力業務が効率化されますので、マニュアルなど見ながらぜひ取り組んでみましょう。
会計ソフトによっては、直接仕訳を登録して、その仕訳をエクスポートすることで、インポート形式になった状態で取り出せる場合もあります。
インポート形式をいちから作るよりも早くできますので、いちど確認することをおススメします。
３．まとめ
CSVのインポートはメリットも大きく、業務効率化をすぐにできる点としては有効な方法のひとつ。
特に、毎月の定例仕訳や、給与仕訳のように仕訳数が多い場合は、数字を変えるだけでインポートできるメリットもあり、効果は高くなってきます。
税率設定など、メンテナンスは必要な場合もありますが、それを考慮しても取り組むメリットは大きいと感じているので、ぜひ試していただければ。
【編集後記】
昨日は、経理とは違う業界の方と打ち合わせをしました。話す内容もこれまでとは違ったことで、新しい気づきもあり、楽しめました。
同じ業界の方と話すことが多くなりがちなので、全く違う分野、業界、年齢など、これまでとは違う方の中に入ることも重要と実感。
【新体験】
・とある契約の見直しと見積もり依頼
